個人情報保護方針

制定：2025年8月1日
最終改定：2025年8月1日

関東情報産業協同組合
理事長　西川　建二

関東情報産業協同組合は、取扱う個人情報の重要性と社会的責任についてよく認識し、「JIS Q15001個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」に従い、当社における個人情報保護マネジメントシステム（ＰＭＳ）を構築して、個人情報の保護に万全を尽くします。

ａ．個人情報の適切な取得・利用及び提供
　当組合は、あらかじめ特定された利用目的の範囲内において個人情報の適正な取得・利用を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用）を行わないこと及びそのための措置を講じます。
ｂ．法令及び規範の遵守
　当組合は、個人情報の取扱いに関して、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」など各種法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
c．安全管理対策
　当組合は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために必要かつ適切な予防策および是正策を実施します。
d．苦情及び相談への対応
　当組合のＰＭＳに関する苦情及びご相談に対しては、本人の権利を尊重し内部規程を定めて迅速に対応します。
e．個人情報保護に関する取り組みの継続的改善
当社は、日常の運用の確認、定期的な社員教育・監査の実施を通じて、ＰＭＳを継続的に見直し改善します。

当組合の個人情報保護方針およびPMSに関するお問い合わせ窓口
名称：関東情報産業協同組合　PMS事務局
住所：〒160-0022　東京都新宿区新宿3-8-8新宿OTビル6階
TEL：03-5362-5171　FAX：03-5362-5630
(受付時間：10:00～12:00、13:00～16:00、土日祝日年末年始除く)

制定：2025年8月1日
最終改定：2025年8月1日

個人情報の取扱いについて

関東情報産業協同組合
理事長：西川　建二

１．個人情報の利用目的
　当組合で取得する個人情報は、都度利用目的を通知し、明示的な同意を得た上で利用します。当組合は、お預かりした個人情報は以下の目的に限定して利用し、その他の目的で利用することはありません。

(1)組合員情報
組合員の名簿作成、費用請求、及び連絡のため。
組合活動に係る業務遂行及び連絡、メールマガジン配信のため。
(2) 外国人技能実習制度により取得した情報
外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律及び出入国管理及び難民認定法（以下、入管法）にのっとり外国人技能実習生として在留する為の各種手続き、登録、報告、各種資格取得、再就職支援のため。
(3)講演会、講習会（以下、セミナー等という）参加者及び講師の個人情報
セミナー等の開催に係る連絡、出欠確認、料金請求のため。
(4)従業者等の情報
「番号利用法」に基づく個人番号関係事務（家族に関する情報を含む）、勤怠管理、福利厚生、報酬支払、法令に基づく給付金申請及び事業活動における取引先との連絡調整のため。
(5)応募者情報
当組合が必要とする人材の採用選考業務のため。
(6)お問い合わせ（開示等請求、苦情・ご相談対応を含む）
問い合わせ対応のため。
(7)入退館情報
入退館管理（当組合施設入退の際にお知らせいただいた個人情報）のため
(8) 個人情報保護マネジメントシステム運用に係わる個人情報
当組合の個人情報保護マネジメントシステム運用（同意書、誓約書、記録票等作成）のため。

　　　
２．個人情報の開示などの請求について
当組合が保有する保有個人データ等について、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去及び第三者への提供の停止（以下、開示等という）に応じます。
（1）開示等請求方法
お電話にてお問合せください。郵送もしくはFAX・メール等ご都合のよい手段で指定書式をお送り致します。内容記載の上、当組合までご返送ください。
開示等請求の到着後、ご本人の記録と照合し、ご本人確認のご連絡を差し上げます。

※代理人からのご請求の場合は、以下の書類を添付してください。
・ご本人からの委任を受けた代理人であることを証明する書類
・代理人の証明書類：運転免許証、パスポート、番号カード等顔写真のある書類のコピー（個人番号、本籍の記載がある場合は、黒塗りしてご提出ください。）また、回答に最長で10日間かかることがありますのでご了承ください。
・尚、代理人からのご請求であった場合でも、ご本人へ確認のご連絡を差し上げ、確認がとれた上で、応じさせていただきますので、ご了承ください。
（2)法令の規定によって特別の手続が定められている場合は、その法令に従います。
（3)次の場合は開示等の求めに応じられない場合があります。
ａ．本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
ｂ．違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
ｃ．国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのある場合
ｄ．犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
ｅ．国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
ｆ．当組合の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
ｇ．当組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ｈ．法令に違反することとなる場合
ｉ．訂正等の対象が事実ではなく、評価等に関する情報である。
ｊ．ご本人確認ができない場合

３．全ての個人データ等の安全管理措置のために講じた措置
全ての個人データ等は、その利用目的に応じた適切な安全管理措置として、例えば以下の対策を講じます。
(1)「個人情報保護方針」「公表文書」「個人情報取扱規程」「安全管理規程」の策定と周知
(2) 組織的安全管理措置:取扱責任者・担当者の限定、報告連絡体制の明確化、点検監査の実施
(3) 人的安全管理措置：全従業者への定期的な研修、新任者への初期研修、秘密保持契約締結
(4) 物理的安全管理措置：管理区域・取扱区域の設定、施錠管理、復元不可能な消去・廃棄
(5) 技術的安全管理措置：アクセス権限の最小化、外部からの不正アクセス防止
(6) 外国において個人データを取り扱う場合：当該外国の外的環境の把握と措置

４．クッキー（cookie）について
当組合のウェブサイトをご利用される方の利便性向上のため、また、当サイトへのアクセスを分析するために、クッキーを使用してサイトにアクセスされたコンピュータの識別情報や、訪問履歴を取得する場合があります。クッキーはブラウザの設定で「オフ」にすることができますが、この場合、ウェブサイトのサービスが利用できない場合があります。

５．苦情及びご相談の申立先
当組合の個人情報の取扱いについて苦情及びご相談がある場合は、下記にて承ります。

関東情報産業協同組合　事務局
個人情報保護管理者：国際事業部部長　西川　和良
住所：〒160-0022　東京都新宿区新宿3-8-8新宿OTビル6階
TEL：03-5362-5171　FAX：03-5362-5630
(受付時間：10:00～12:00、13:00～16:00、土日祝日年末年始除く)

【当組合が所属する認定個人情報保護団体】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
※個人情報の取扱いに関する苦情のみを受付けています
苦情の解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
住所 ：〒106－0032　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565　0120-700-779
https://www.jipdec.or.jp/project/protection_org.html